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材料管理制度 -龙8手机app下载

材料管理制度

材料采购定价及合同签订规定

一、  总则

为进一步加强材料管理,降低材料采购成本,提高公司效益,所有建筑材料的采购必须进行招投标,在保证材料质量和供应的前提下,选定最低价投标厂家签订材料供应合同,材料采购合同单价期限一般为一年或二年,特殊情况的材料采购价格要经批准才能按每批用量或月、季度进行招投标。在合同期内的单价,市面价格有变动时一般只能调低不能调高,即遇升不升,遇降则降。

二、  材料招投标程序

1、   材料部根据项目材料的总量控制指标与生产进度的需要,每种材料选择6个以上供应厂商,填写《材料投标资格审查汇总表》,协同总工办、经营部对厂商进行现场考察,抽检样品及核对资质资料是否齐全真实,了解其信誉程度,确定其供货能力是否有保证。由经营部经对比分析后,选定供应厂商的投标资格,整编选定厂家资料,作为参投对象。参加材料议标必须多于3个供应厂商,参加材料投标必须多于6个供应厂商,若达不到此要求,应由经营部说明具体情况报董事长和集团公司招标中心审批。

2、   材料部信息组根据市场调查或参考已经购买材料价格,编制《建筑工程建筑材料投标报价表》作为确定最高限价或议定价格的参考依据,由部门经理审定后送经营部。经营部应于五天内完成招投标。

3、   公司经营部根据材料部和本部信息组提供的调查价格汇集《材料投标资格审查汇总表》,通知选定的参投厂商进行报价并汇编《建筑工程建筑材料投标报价表》,再根据各种材料的技术、质量、规格型号要求(总工办提供),数量要求(审核部提供),供货时间要求(材料部提供),编制《材料采购招标说明书》和合同版本,填写会签表送技术部、质安部、材料部、审核部、经营管线总经理进行会签,对各条款进行审核并出具意见,如各部门的意见不能统一的,由管线总经理送总办会讨论确定。

4、   经营部组织召开投标会,将招标文件发给厂商填写标书,经营部按规定时间向厂商收回投标书,组织招投标小组成员进行开标、评标,评标分技术标和经济标分别进行评定后再综合评定得出最后结果,送各部门会签并报经营管线总经理、总经理审批后,填写中标书通知厂商办理合同的签订。

三、  材料采购合同条款要求

材料采购合同采用统一合同范本,按合同法拟定,应明确以下条款:

1、   质量要求和服务承诺,包括质量标准、技术参数、保修期等。

2、   商品包装标准。

3、   交卸货时间,地点及运输,运输费用由谁负责,卸货费用由谁负责。

4、   货品验收,包括验收标准,验收人员及验收方法。

5、   材料名称、规格型号及价格。

6、   结算与付款方式。

7、   违约责任。

8、   解决合同纠纷方式。

9、   其它约定。

10、  合同附件,包括招标说明书、中标通知书、投标报价表、技术质量标准、材料附图、厂家指引等。

四、  签订采购合同流程

1、   经营部凭中标通知书联系中标单位,商定合同条款,按合同范本填写合同条款,合同条款有修改的应在合同会签表中列明。

2、   经营部填写《采购合同会签表》送技术部、质安部、财务部、材料部、审核部、集团公司招标中心会签,经营管线总经理、生产管线总或总经理审批后,将修改审定条款填写在合同上,并对合同进行编号。

3、   材料管线总经理为《材料采购合同》签约代表人。

4、   合同签订后,由经营部按合同编号登记在“合同台账”上,并办理合同的印发手续,合同正本一式二份,公司和厂商各执一份。合同正本由档案室保管,材料部、经营部、审核部、分公司持有合同副本备查和执行。

5、   材料部开出《供货通知书》送指定工地, 通知中标厂家领取通知书,中标厂家凭《供货通知书》到指定工地联系供货事宜。

材料计划管理流程

一、年度计划

由工程部提供年度工程进度计划,审核部根据工程进度计划抽料预算,编制每年《材料年度计划表》,送公司材料部、财务部、经营部、技术部、质安部。

二、月度计划、旬计划和急用零星材料计划

  材料月度计划须于每月25日前报送材料部,旬计划于每月10日、20日送往材料部,并在《材料计划表》上注明月度和旬计划,急用零星材料计划根据实际情况随时报送,各计划均按以下流程执行。

1、分公司施工员根据月或旬的工程进度计划按材料实际耗用标准,计算出各种材料用量,并在分公司材料员配合下编制《材料计划表》,《材料计划表》要分别按批次编号,列清材料名称、规格、数量、进场时间,供应商名称、合同编号,已确定的须填写清楚,未确定的填“待定”。

2、分公司预算员、主管施工、总施工、行政后勤副经理或项目经理对《材料计划表》进行复核、审批。

3、材料计划编报提前时间要求:进口大型材料设备提前3个月专项报送;外省材料设备提前45天报送;本地材料提前30天报送;有现货常规材料提前20天报送;急用零星材料注明“急”、“加急”字样,提前5至10天报送。

4、材料部收集各分公司所报《材料计划表》,编制《材料计划汇总表》,经材料部经理审核后,通知各材料厂商安排生产,急需材料马上通知各材料厂商安排生产送货。

5、公司材料部编制的《材料计划汇总表》送公司财务部、工程部、分公司各一份。

6、材料部将审批后的各分公司《材料计划表》,交各分公司材料员,分公司材料员将《材料计划表》转主管施工、仓库主管、记账员、会计各一份。

7、分公司材料员根据《材料计划表》安排进货,公司材料部负责协调各分公司的材料进货工作和材料调拨工作。

三、计划外或修改的材料,应按以上流程进行审批,分公司还需注明属计划外或修改材料,并注明原因。如果是由于工程变更或补充的,应先送技术部审核后再转送材料部。

材料采购管理流程

1、   分公司材料员根据《材料计划表》,安排厂家送货。如有需要材料部统一安排调配的材料,应填写《订货通知书》,经材料部经理审批后,方可通知厂家送货。

2、   分公司材料员对合同执行情况进行登记,发现违约现象或影响施工进度的情况时,应立即采取应变措施,并向供应方用书面形式一式两份提出纠正要求,同时报送材料部。

3、   出现需修改采购合同情况时,公司材料部应协助经营部根据《材料计划表》和实际情况在与供应方协商一致的情况下,签订采购合同补充协议,并按原主合同的审批程序报相关部门审核批准。

4、   分公司急用材料设备需要采购,单价已经年度招标的,分公司材料员可经电话请示材料部经理同意后,直接进行采购,然后补办有关手续。

5、    公司材料设备需要采购,不在年度招投标范围内,由材料部信息组进行市场调查,填写《材料购进价格调查参考表》,并送各部门会签确定单价和供货厂家才能进行购买。如有急用材料必须经过审批方能采购,审批权限如下:1000元以内分公司经理审批;5000元内由材料管线总审批,10000元内由公司总经理审批;30000元内由董事长审批。30000元以上原则上经过招投标再进行采购。特殊应急材料:10万元以内由各部门会签审定,材料管线总经理审批;10万元以上逐级会签审定,公司总办会审批。

材料进场验收流程

1、   材料由分公司材料员安排进场,确定材料进场数量、时间、卸货地点。材料进场需提前2天通知供货方送货,提前1天通知质安员、仓管员、仓库主管或其他专业人员参加验收。参加验收人员须做好准备,不得缺席,并在验收时佩带工卡,以便供货方确认身份。

2、   材料进场后,由材料员组织验收人员按合同要求对货物进行验收,①检查厂商提供的材料“产品合格证”、“产品检验报告”及“消防材料生产证”是否齐全,核准后由质安员交资料员存档。②核对厂商提供送货单的单价、数量、规格型号及质量,有材料样板的,仓管员须将样板带到现场核对。验收人员必须在半小时内到达验收现场,参加验收。验收人员验收后,对货物质量有疑议且与供货方不能达成一致意见的,由分公司总施工、经理或分管材料的副经理在接到申报后1小时内对货物重新验收。

3、   分公司和厂家对材料验收不能达成一致意见的,公司或厂家均可向公司材料部申报,材料部在接到申报的当日或次日组织相关部门重新检验。

4、   经公司相关部门重新检验后,仍不能达成一致意见的,公司材料部或厂家均可申请公司监事会组织政府质量检测部门进行检验,监事会接到申请后3天内作出安排。

5、货物验收合格,仓管员立即组织卸货,原则上每车货卸货及验收手续1小时内完成,并按验收无误的《送货单》在收货现场开具《收料单》,仓管员负责办理验收人员在收货现场对《收料单》的签证,原则上不得事后补签。如进场材料因正常原因暂无“检验报告”,可先收货并在送货单上注明暂收原因,厂家将“检验报告”送来时再开收料单补签;在当天连续进场的普通简单材料,可在第一次材料进场按验收程序进行验收后,连续进场部分可视情况由二名验收人员验收,其他验收人员可在次日复验后补签;如材料到场时间是深夜,可由仓管员先组织卸货并在送货单上注明暂收原因,第二天再由仓管员负责组织验收并开《收料单》,《收料单》一式四份,当天报送有关部门。一联交供货方作结算依据、一联交记账员登记入账、一联仓库留底备查、一联交分公司会计记账。

6、   开出的《收料单》必须注明规格型号、数量、单价、金额。

分公司仓管员必须在次日上午8时15分前将前一天的《收料单》记账联全部交给分公司记账员。记账员必须及时将单据登账,在上午10时前将统计好的《材料收发日报表》提供给分公司材料员、分公司经理,并由资料员送审核部,由审核部发送材料部及管线总经理,每月5日前汇总《材料月报表》送材料员、预算组、项目经理,由资料员送审核部,审核部汇集后发送材料部、财务部及管线总经理。



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